Автоматизация для онлайн-школы: как экономить время и деньги с помощью писем

Дата публикации: 17.06.2022

 

Объединение сервисов оплаты, рассылки и создание личного кабинета – задача исключительно техническая и достаточно сложная. По ходу ее выполнения возникает множество нюансов и проблем, решение которых нужно находить прямо в процессе работы. 

 

Наши заказчики далеко не всегда обладают ресурсами, чтобы решать такие вопросы самостоятельно. В этом кейсе мы максимально просто расскажем о сложных вещах – технических настройках и объединении сервисов. 

 

 

 

 

Проблема заказчика

Наш клиент – Школа самиздата «Батенька, да вы трансформер». Школа продвигает серию своих курсов по работе с текстом.

 

Их основная проблема заключалась в том, что использовалось слишком много ручного труда. У Школы не было встроенных интеграций. Работникам курсов нужно было вручную:

 

• создавать аккаунты клиентов на специальной платформе для обучения, 
• вносить данные в личный кабинет по каждому ученику,
• добавлять учеников в группы обучения согласно выбранному тарифу, 
• выставлять даты доступа к материалам, 
• принимать оплаты по карте через эквайринг,
• проверять оплаты, 
• открывать доступ к курсам,
• отправлять письма клиентам на email, 
• двигать подписчиков по этапам сделки.

 

Давайте проведем несложное сравнение.

 

На каждую из перечисленных операций затрачивается не менее 3 минут в расчете на одного клиента. Получается, что 27 минут уходит на все операции для одного ученика. Значит на 50 человек понадобится 22,5 часа. Это больше половины стандартной рабочей недели при условии, что создавать аккаунты, сверять данные и открывать доступ будет один работник школы. Можно, конечно, поручить все это пяти работникам, но тогда затрат на зарплату персонала будет в пять раз больше. 

 

А если на онлайн-курсы придет несколько сотен человек, как было в случае с нашим клиентом «Батенька, да вы трансформер», то времени понадобится в разы больше. 

 

В свою очередь автоматизация всех 9 процессов позволяет обработать данные по сделкам за 10 минут. Как мы это делали – читайте далее. 

 

Цели и задачи

Глобальной целью была автоматизация всех трудоемких процессов.  

 

В нашем конкретном случае мы поставили задачу настроить следующую автоматическую цепочку:

 

• Добавление клиента в список рассылки в SendPulse после успешной оплаты курса или получения рассрочки от банка «Тинькофф». 
• Отправка ученику приветственного письма о совершенной покупке и старте обучения.
• Создание аккаунта каждого студента на обучающей платформе Thinkific, внесение его персональных данных в личный кабинет.
• Зачисление клиента в соответствующую группу обучения согласно выбранному тарифу.
• Выставление дат доступа к материалам в зависимости от тарифа. 
• Отправка ученику письма о создании его аккаунта со ссылкой для перехода.
• Перенос информации о сделке и клиенте в СRМ-систему SendPulse.
• Отправка триггерного письма «брошенная корзина» тем, кто начал, но не завершил оплату.

 

Реализация

Для реализации поставленных задач мы использовали Integromat – сервис интегрирования по точкам входа: интегрирование всего со всем. 

 

После принятия оплаты с карт все данные должны собираться в CRM-системе, которая у клиента встроена в «Тильду». Решили перейти на СRМ-систему SendPulse, где все данные обновлялись и сортировались. 

 

Схема интеграции при оплате картой

 

С платежами в рассрочку пришлось заморочиться. Мы написали скрипт на Javascript, который разместили на тильдовском сайте клиента. С его помощью получилось отправлять необходимые данные в CRM-систему SendPulse. Благодаря этому стала возможна полная автоматизация, как и с оплатой картой.

 

 Схема интеграции при оплате в рассрочку

 

После оплаты создавался аккаунт ученика на образовательной платформе, выбирался оплаченный курс и дедлайн по доступам, клиент попадал в нужную группу с определенным модератором.

 

Схема создания кабинета на образовательной платформе

 

 

Нюансы

В процессе работы из-за обновлений API SendPulse пришлось перенастраивать интеграции, так как не всегда были готовые мануалы.

 

В Integromat половина интеграций настраивается стандартными готовыми блоками, а половина с использованием API нужных сервисов. В нашем случае это SendPulse и Thinkific. Работа с API – это отдельная история: те, кто сталкивался, знают о больших сложностях этой темы. Это очень трудозатратный процесс в плане разработки и тестирования. 

 

С помощью Integromat мы автоматизировали «брошенную корзину». В процессе разработки оказалось, что через API SendPulse не принимает длинные ссылки. Быстрые ссылки из системы приема платежей картой для «брошенной корзины» были очень длинными. Пришлось искать решение проблемы в процессе реализации. 

 

Нужен был сервис сокращения ссылок, желательно бесплатный. Такого не оказалось. Тогда использовали бесплатный лимит на 1000 ссылок в платном сервисе Short.io. Чтобы не превысить лимит ссылок, мы создали отдельный сценарий интеграции, который максимально автоматически отслеживает лимиты и удаляет устаревшие ссылки.

 

 Сценарий интеграции для отслеживания лимитов и удаления устаревших ссылок

 

 

 

 

Результат

Автоматизация стала работать именно так, как мы задумали: человек оплачивал курс на сайте. После этого ему приходило приветственное письмо.  

 

Приветственное письмо после оплаты 

 

По данному письму было почти 90% открытий. 

 

Данные по открытиям и переходам письма после оплаты

 

Затем на образовательной платформе автоматически создавался аккаунт ученика. Ему приходило письмо со ссылкой для перехода в личный кабинет.

 

Письмо о создании аккаунта на образовательной платформе, содержащее ссылку для перехода в личный кабинет

 

При этом все данные о пользователях и сделках обновлялись в СRМ-системе SendPulse. Быстро, просто и удобно. 

 

Скрин данных из CRM-системы клиента

 

Тем, кто бросил неоплаченный заказ, приходило письмо с прямой ссылкой для оплаты. 

 

Письмо «брошенная корзина»

 

Как было сказано выше, с «брошенной корзиной» пришлось повозиться, но оно того стоило. Ведь такая такая автоматическая функция экономит время, и клиент получает дополнительную прибыль «на автомате» от «брошенной корзины». Показатели рассылки «брошенная корзина»: 77,6% открытий и 28,6% переходов.

 

Данные по открытиям и переходам письма «брошенная корзина» 

 

К сожалению, по объективным причинам Школу самиздата закрыли 31 декабря 2021 года. Но если бы пришлось повторить весь процесс, мы бы смело это сделали.

 

 

 

 

Выводы

У нашей команды большой опыт в объединении сервисов. Мы сотрудничаем с разными компаниями, брендами, интернет-магазинами, образовательными платформами. В каждом конкретном случае возникают свои трудности, что мы и показали на примере данного кейса.

 

Объединение сервисов и автоматизация существенно экономят время бизнесу, позволяют в удобной форме собирать информацию о покупателях и подписчиках.

 

Хотите так же? Напишите нам. Наша команда поможет развить ваш канал электронного маркетинга, выстроить стратегию рассылок и привлечь новых клиентов.