Email-рассылка – удобный и эффективный инструмент онбординга в IT-компании

 

 

Почти в каждой компании есть программа адаптации новых сотрудников, чтобы помочь им влиться в коллектив максимально бережно и без стресса. 

 

Наш клиент, IT-компания из Беларуси, пришел с необычным для нашего агентства запросом создать цепочку электронных писем для онбординга своих сотрудников: новых работников и претендентов на должность, которые находятся на испытательном сроке.

 

В итоге получился эффективный инструмент для решения текущих задач, особенно для удаленных сотрудников: знакомство с компанией, ее рабочими процессами, обучение. 

 

 

Подготовка рассылки

Совместно с клиентом мы разработали контент-план email-рассылки, где прописали основные этапы рассылки, их последовательность и сроки отправки. Всего запланировали 9 писем для онбординга

 

 

Фрагмент отрисованной карты процессов онбординга в IT-компании (miro)

 

 

Интеграция системы Planfix и SendPulse

Для отправки электронных писем нужно было найти возможность интеграции Planfix и SendPulse. 

 

Нативной интеграции нет, сторонние сервисы не использовали. Поэтому реализовали через отправку HTTP-запроса с нужными данными из одной системы в другую. 

 

 

Архитектура интеграции

1. Нового сотрудника регистрируют в Planfix.

 

2. Данные о нем передаются из Planfix в SendPulse и попадают в адресную книгу.

 

3. Стартует автоматическая цепочка с отправкой уведомления HR-специалисту.

 

 

 

Скрин из SendPulse. Цепочка регистрации нового сотрудника в Planfix и отправка уведомления

 

 

4. HR-менеджер отправляет ссылку на скайп-чат в SendPulse новому работнику (чат создается для обсуждения вопросов оплаты и условий сотрудничества).

 

5. Затем стартует вторая часть автоматической цепочки: уходит письмо №1 и уведомление HR-специалисту* (подробнее о содержании писем речь пойдет в следующем разделе кейса). 

 

 

  

Скрин из SendPulse. Цепочка регистрации нового сотрудника в Planfix и отправка ему первого имейла от компании

 

 

*Если кандидат не открывает первое письмо, оно отправляется ему повторно на следующий день. Если и второе письмо не будет им прочитано, об этом приходит уведомление HR-специалисту из SendPulse. 

 

 

6. За 5 дней до выхода претендента на работу ему отправляются письма №2 и №3. 

 

 

  

Скрин из SendPulse. Цепочка отправки двух писем кандидату за 5 дней до выхода на работу

 
 

Во второе письмо мы поместили Google-форму. Это анкета, которую новому сотруднику предлагается заполнить, чтобы ближе с ним познакомиться. 

 

После заполнения формы данные должны отправляться назад в SendPulse, чтобы использовать их для дальнейших рассылок (например, дата рождения нужна для поздравительной рассылки с днем рождения). 

 

Как мы реализовали этот пункт? Через Apps Script (сервис от Google). После заполнения формы автоматически запускается Google-скрипт, и данные отправляются в SendPulse.

 

 

 

Google-скрипт интеграции Google-форм и SendPulse

 

 

7. В первый рабочий день сотрудника ему последовательно отправляются оставшиеся письма, а HR-менеджер получает уведомление, что испытательный срок конкретного кандидата заканчивается. 

 

 

  

Скрин из SendPulse. Цепочка отправки писем сотруднику в первый день работы

 

 

8. В день рождения сотрудника ему также отправляется письмо с поздравлением.

 

 

  

Письмо-поздравление с днем рождения работнику IT-компании

 
 
 

Содержание писем email-рассылки

Остановимся на нем подробнее. 

 

 

 

Первое письмо отправляется до начала испытательного срока. В нем сотрудника знакомят с командой, рабочими программами и просят дать обратную связь.

Во втором письме новичку предлагают заполнить небольшую анкету, чтобы ближе узнать его.


За 3 дня до начала работы отправляется 3-е письмо, где рассказывается о правилах компании и первых задачах на рабочем месте.

 
 

 

4-е письмо: новому работнику сообщают план его первого рабочего дня.

В 5-м письме интересуются состоянием дел кандидата, его настроением и поддерживают теплыми словами. 


6-е письмо содержит вопросы о первой рабочей неделе, возникших проблемах. 

 

 

 
В 7-м письме просят заполнить еще одну анкету и поделиться фидбеком. 
 
8-е письмо: интересуются делами работника и подбадривают его. 
 
В последнем, 9-м письме сообщают, что испытательный срок подходит к концу. 
 

Выводы

Email-маркетинг может быть не только инструментом увеличения продаж. С помощью рассылки мы построили для IT-компании простой и последовательный процесс обучения, поддержки и вливания в коллектив новых сотрудников. 


Теперь даже удаленный работник не будет чувствовать себя забытым и беспомощным в первые дни. Наша цепочка – хороший помощник для HR-специалистов. Письма отправляются автоматически: никто из кандидатов не будет упущен или недооценен.  


Хороший сотрудник в итоге принесет компании высокие дивиденды, а ведь это и есть цель каждой современной IT-компании.