Кейс: как чат-бот помог организовать крупнейшую конференцию e-commerce в Беларуси

Дата публикации: 23.01.2026

Организация мероприятий такого масштаба — это всегда вызов. Более 1000 участников, десятки спикеров, выставочная зона, активность, розыгрыши, логистика, коммуникации, поток вопросов, обновления программы в реальном времени — всё это требует высокой скорости реакции, персонализации и стабильного канала связи.

 

В 2025 году организаторы поставили перед нами задачу: создать чат-бот, который станет «единым центром управления» для участников и снимет максимум нагрузки с команды.

 

Рассказываем, как мы это сделали и каких результатов удалось достичь.

 

Цели и задачи чат-бота

Это было большое событие с плотной программой, EXPO-зоной, розыгрышами, активностями и более чем тысячей участников. В таких условиях команда организаторов сталкивается с двумя группами задач одновременно: коммуникационными и операционными.

 

До запуска чат-бота было очевидно, что традиционные каналы — рассылки, соцсети, сообщения в мессенджерах — не справляются с объёмом вопросов. Людям сложно ориентироваться в большом количестве информации, а команде — отвечать каждому вручную и держать всех в курсе событий.

 

Поэтому ключевая цель чат-бота заключалась в том, чтобы стать центром управления коммуникацией: единым пространством, где участник получает всё — от программы и новостей до инструкций, интерактивов и материалов.

 

Но задач было значительно больше.

 

Бот должен был:

 

• Продавать билеты тем, кто еще сомневается, подогревая интерес анонсами и программой.
• Не грузить тех, кто уже купил, а давать им полезные фишки для подготовки.
• Разгружать организаторов, автоматически отвечая на типичные вопросы.
• Быть главным каналом связи до, во время и после события.
• Работать штурманом на площадке: направлять, напоминать и подсказывать.
• Вовлекать в активность и нетворкинг, чтобы гости не просто сидели, а общались.
• Персонализировать общение, отправляя каждому то, что ему действительно интересно.
• Сохранить контакт после финала, чтобы делиться материалами и поддерживать комьюнити.

 

Иными словами, чат-бот должен был решать одновременно маркетинговые, коммуникационные, технологические и организационные задачи — и при этом быть удобным и понятным для всех пользователей.

 

Анализ аудитории и сегментация

Аудитория конференции — это предприниматели, маркетологи, руководители, менеджеры по продажам, владельцы магазинов, представители сервисов и IT-компаний. У каждого свой бэкграунд и цели. Чтобы бот был полезным, мы разделили аудиторию.

 

Первый шаг — определить два ключевых потока пользователей: те, кто уже купил билет, и те, кто только присоединяется в процессе прогрева. 

 

• Купившему не нужны продажи. Ему важнее логистика, программа и полезные знакомства.
• Сомневающемуся — как раз наоборот. Ему показываем ценность, создаем FOMO (синдром упущенной выгоды) и мягко подводим к покупке

 

Эта сегментация стала центральной точкой всей архитектуры бота. Благодаря ей каждый пользователь получал ровно тот контент, который нужен его текущему статусу.

Для дальнейших интерактивов — особенно для блока «Нетворкинг» — важно было понимать профессиональный контекст каждого участника: уровень бизнеса, роль, сферы интересов, темы для обсуждения. Эти данные не использовались для маркетинга — они позволяли создавать персонализированный опыт внутри самой конференции.

 

Так появилось два уровня сегментации:

 

1. Поведенческая: купил билет / не купил.
2. Профессиональная: роль, сфера, интересы, цели участия.

 

В результате мы получили систему, в которой каждое сообщение, напоминание или функция внутри бота выглядели не как массовая рассылка, а как адресное взаимодействие. Это сделало коммуникацию спокойной, естественной и комфортной как для участников, так и для команды конференции.

 

Чат-бот стал продолжением самой конференции — с персональным маршрутом для каждого.

 

Архитектура чат-бота

Чтобы чат-бот стал надёжным инструментом для всех участников конференции, мы выстроили чёткую, логичную и гибкую архитектуру. 

 

Главным принципом стало разделение на несколько крупных модулей, каждый из которых решает свою задачу, но при этом работает как часть единой системы.

 

Входная точка

Всё начинается с короткого приветствия и мини-анкеты, чтобы бот понимал статус участника. Уже здесь включалась логика сегментации: пользователь попадал в «поток» купившего билет или того, кто ещё сомневается. Это влияло на весь дальнейший сценарий.

 

Первые сообщения после присоединения к боту

 

Главное меню

Мы построили меню так, чтобы человек мог быстро найти нужный раздел, не листая длинные текстовые блоки. Основные модули:

 

• Программа конференции — актуальная информация обо всех блоках, расписание, спикеры, тайминг.
• EXPO и участники выставки — каталог стендов с карточками компаний, сайтами и контактами.
• Розыгрыш призов — правила, отслеживание прогресса и публикация результатов.
• Нетворкинг — анкета, подбор участников и обмен визитками.
• FAQ — ответы на наиболее часто задаваемые вопросы.
• Контакты — связь с организаторами конференции.
• Профиль — отображение данных, которые ввёл о себе пользователь.

 

Меню бота

 

Структура меню и программы

 

Каждый раздел был сделан в формате «микросервиса» внутри бота: можно зайти, получить нужную информацию и закрыть вопрос за 10–15 секунд.

 

Навигационная логика

Мы уделили особое внимание маршрутизации сообщений. Если пользователь выбирал программу — бот показывал этот блок. Если переходил в EXPO — бот сразу предлагал посмотреть доступные стенды. 

 

Структура блока с экспонентами конференции

 

Ключевые интерактивы чат-бота

Чтобы участники не просто «присутствовали», а активно взаимодействовали с пространством, мы внедрили в бот несколько интерактивных механик. Они усиливали вовлечённость, помогали находить полезные контакты, стимулировали интерес к EXPO-зоне и делали мероприятие более живым и персонализированным.

 

Розыгрыш призов по QR-кодам

На каждом стенде EXPO был свой QR-код. Участник сканировал его камерой телефона, переходил в чат-бот — и получал балл.

 

Как только участник собирал 15 QR-кодов, он автоматически попадал в список на участие в розыгрыше.

 

Бот:

 

• принимал сканы и считал прогресс,
• фиксировал, какие стенды уже пройдены,
• публиковал результаты розыгрыша.

 

 

Структура сообщений по розыгрышу призов

 

Это привело к росту трафика на EXPO: пользователи посещали стенды, общались с командами компаний, задавали вопросы и оставляли контакты.

 

Нетворкинг и подбор участников

Одной из задач конференции было сделать нетворкинг не хаотичным, а качественным и целевым. Поэтому мы встроили в бот отдельный модуль, который работал на базе ИИ.

 

Сообщение, которое отправлялось перед участие в нетворкинге, чтобы ознакомиться с механикой

 

Пользователь заполнял расширенную анкету:

 

• уровень бизнеса,
• роль,
• профессиональные сферы,
• интересы,
• темы для обсуждения.

 

После этого он мог указать параметры поиска — и бот подбирал подходящих людей.

 

Структура сообщений с анкетой

 

Пользователь получал:

 

• список участников, соответствующих его запросу,
• краткие карточки с данными,
• возможность обменяться контактами.

 

Карточки экспонентов 

Мы создали каталог стендов в формате компактных и удобных карточек:

 

• описание компании,
• польза для участника,
• сайт,
• контакты,
• соцсети.

 

Чтобы ознакомиться с определённым экспонентом, пользователю нужно было просто выбрать его из списка:

 

 

Для организаторов это стало инструментом повышения ценности EXPO — карточки усиливали презентацию стендов.

 

Своевременные уведомления

Бот напоминал о:

 

• начале блока программы,
• запуске розыгрыша,
• важных активностях,
• моментах, которые стоит не пропустить.

 

 

Интерактивность была не просто развлекательной — она делала пребывание на конференции комфортнее и структурнее.

 

Голосование за спикеров

Дополнительный интерактив — возможность проголосовать за понравившегося спикера.

Результаты были анонимными, но это дало организаторам полезную аналитику: какие темы и выступления оказались самыми востребованными и вовлекающими.

 

Слева — данные, которые видит только команда конференции. Справа — стандартный опрос для участников

 

Результаты

Запуск чат-бота стал одним из ключевых факторов, который упростил работу организаторов и заметно улучшил опыт участников на всех этапах конференции. 

 

• Снижение нагрузки: 90% типовых вопросов бот взял на себя. Команда перестала тонуть в чатах.
• Ценная аналитика: данные из анкет и голосований дали четкую картину по аудитории. Теперь организаторы понимают, кого звать и какие темы усиливать в следующем мероприятии.
• Новый стандарт: чат-бот перестал быть просто «фичей», а стал полноценным инструментом управления событием. Участники оценили этот опыт и теперь ждут такого же подхода на следующих конференциях.

Опыт показал, что чат-бот перестаёт быть просто каналом коммуникации — он становится полноценным инструментом управления крупным ивентом.